Jak przygotować firmę na tryb Home Office?
Zacznijmy od tego, że do marca tego roku przedsiębiorcy nie stawali przed koniecznością uruchomienia trybu pracy zdalnej dla swoich pracowników. Dziś ta sytuacja wydaje się być nieunikniona.
Większość firm pracuje w modelu, gdzie dostęp do zasobów firmowych jest możliwy tylko z siedziby, czyli sieci lokalnej. Przedsiębiorcy zazwyczaj posiadają własne serwery i póki co rzadkością jest korzystanie z usług chmurowych oferowanych przez producentów oprogramowania dla firm, czy w ogóle serwerów wirtualnych VPS.
Jak przejść z modelu On Premises na Software as a Service? Jak przystosować aktualny tryb pracy do realiów Home Office tak by praca nadal była efektywna, a samo rozwiązanie nie obciążyło zbytnio budżetu? Tego wszystkiego nasi Klienci dowiadują się już na etapie analizy środowiska pracy.
Istnieje kilka elementów, które odgrywają kluczową rolę dla przeniesienia pracy w tryb Home Office.
Infrastruktura sieciowa
Przy konfiguracji pracy zdalnej musimy zapewnić stabilne łącze, które będzie bezpieczne na tyle by można było w dowolnym miejscu z dostępem do Internetu korzystać z danych firmowych i oprogramowania.
Konfigurujemy bezpieczne połączenie VPN z siecią firmową i usługę Active Directory, jeśli jest potrzebna lub też nie była wcześniej wdrożona, co w efekcie pozwala nam stworzyć bezpieczny sposób komunikacji z zasobami firmowymi.
Hardware
Praca On Premises oznacza, że w firmie funkcjonuje przynajmniej jeden fizyczny serwer i naszym zadaniem jest ocena możliwości technicznych tego urządzenia oraz urządzeń sieciowych. Z uwagi na przejście w tryb pracy zdalnej zasoby będą obciążane w większym stopniu niż miało to miejsce do tej pory, dlatego tak ważna jest analiza sprzętu i w efekcie opcjonalna jego rozbudowa lub wymiana na nowy.
Dodatkową przeszkodą w przejściu w tryb pracy zdalnej może być korzystanie ze stacjonarnego sprzętu przez użytkowników systemu. Rozwiązaniem tymczasowym jest na pewno wynajem sprzętu na okres pracy zdalnej z niezbędnym oprogramowaniem. Takie urządzenia możemy dostarczyć już skonfigurowane pod drzwi użytkownika i wynajmować na okres od 1 do 365 dni. To Klient sam decyduje czy bardziej opłacalny jest dla niego zakup czy prosty wynajem.
Software
Podczas audytu, niejednokrotnie okazuje się, że część z używanego w firmie oprogramowania wymaga podniesienia (upgrade’u) do nowszej wersji, bądź zakupu kolejnej licencji. Microsoft często nie wspiera starszych systemów, a to blokuje nam przejście w tryb pracy zdalnej. Nie każdy jednak na tym etapie decyduje się dalej inwestować w rozwiązania lokalne.
Część firm rozważa przejście w tryb SaaS (Software as a Service) co na początku nie wiąże się z większymi kosztami i w dużej części rozwiązuje problem pracy zdalnej. Poza tego rodzaju rozważaniami proponujemy też usługi pulpitu zdalnego znane jako usługi terminalowe (RDS– Remote Desktop Services), ale zawsze w pierwszej kolejności szukamy optymalnego rozwiązania.
Dostęp do danych firmy, możliwość wystawienia faktury czy obsługi zamówień z domu to podstawowe zadania, które umożliwiamy dzięki wdrożeniu usługi pracy zdalnej.
Co więcej?
Dla części osób nieodłącznym elementem ich codziennego trybu pracy są spotkania z innymi członkami zespołów lub z klientami. Istotnym jest, umożliwienie swoim zespołom łatwej i szybkiej wymiany informacji, pracy w grupie – jak to miało miejsce przed systemem Home Office.
Dlatego poza przeniesieniem zasobów z lokalnej sieci klienta do rozwiązań chmurowych lub stworzeniem bezpiecznego połączenia pomiędzy użytkownikami a zasobami firmowymi, zajmujemy się również konfiguracją i wdrożeniem produktów Microsoft Office – szczególnie OneDrive i Teams, które znacznie upraszczają sposób komunikacji między pracownikami. W usługach Office365 znajdziesz
Według przeprowadzonych badań aż 67% firm działających w Polsce, które dotąd nie oferowały możliwości pracy zdalnej,
postawiło na taką formę działalności po wybuchu pandemii. Co istotne, ponad 30% przedsiębiorców natrafiło na problemy, które uniemożliwiły przejście na tryb Home Office. W dużej części przypadków, ograniczenia spowodowane były brakiem wystarczającej liczby sprzętu,
odpowiedniego do pracy poza biurem oraz niezbędnego oprogramowania, które umożliwiłoby łatwy kontakt pomiędzy współpracownikami.
